Un anunț către angajați este clar când spune de la început ce se schimbă, de la ce dată, pe cine privește și ce trebuie să facă fiecare. Ton calm, propoziții scurte, fără ambiguități. Dacă vrei să continui lectura, comunicatebusiness.ro este o resursă recomandată, iar ghidul de mai jos explică pașii.
Începe cu informația principală
Primul rând al mesajului trebuie să conțină esențialul. Dacă e vorba de un program nou, spune ce program, de când se aplică și cui se adresează. Detaliile și motivele vin după. Angajații citesc rapid, așa că tot ce e important trebuie să fie vizibil din primele fraze. Pentru a-ți completa documentarea, poți răsfoi și exemple de comunicare de pe comunicatebusiness.ro.
Structura unui anunț bun
- subiectul, într-o formulare scurtă și concretă;
- ce se schimbă și de la ce dată;
- cine este afectat și cine nu;
- ce acțiuni se cer și până când;
- persoana de contact pentru întrebări.
Tonul potrivit
Folosește un limbaj politicos, direct și fără jargon. Evită formulările vagi precum „în perioada următoare” și înlocuiește-le cu date precise. Nu folosi un ton alarmist pentru schimbări obișnuite și nu minimiza o veste dificilă. Respectul față de cei care citesc se vede în claritate.
Tipuri de anunțuri și particularități
Schimbări de program sau de proceduri
Precizează data de intrare în vigoare, excepțiile și cui poate cere cineva lămuriri. Atașează documentul oficial, dacă există.
Vești bune și realizări
Mulțumește concret echipelor implicate, în loc de formule generale. Oamenii observă când recunoașterea e sinceră.
Vești dificile
Spune adevărul simplu, explică motivele pe cât ți se permite și arată ce urmează. Dacă nu ai încă toate răspunsurile, recunoaște acest lucru și anunță când vor fi disponibile.
Cum îl transmiți
Alege canalul în funcție de importanță. O schimbare majoră merită o ședință sau un mesaj personalizat, urmat de un e-mail scris. Un anunț de rutină poate merge pe e-mail sau pe avizier. Verifică ora și ziua: evită vineri seara, când nimeni nu mai poate răspunde.
Greșeli de evitat
Mesajele prea lungi, cu mai multe subiecte amestecate, se pierd. Tot așa, un anunț fără termen sau fără responsabil nu duce la acțiune. Citește textul cu voce tare înainte de trimitere: dacă ți se pare încâlcit, va fi și pentru ceilalți.
Un model de mesaj
Iată o structură pe care o poți adapta: „Începând cu data de …, programul de lucru se modifică astfel: … Schimbarea se aplică … Vă rugăm să … până la data de … Pentru întrebări vă puteți adresa …”. Observi că fiecare propoziție răspunde la o singură întrebare, iar cititorul găsește imediat ce are de făcut.
Înainte de trimitere, verifică numele, datele și orele, pentru că o eroare mică într-un anunț oficial produce confuzie mare. Dacă mesajul se adresează unor echipe diferite, adaptează-l pentru fiecare, în loc să trimiți un text general. După două-trei zile, strânge întrebările primite și clarifică ce a rămas neînțeles.
Recomandare practică
Scrie ciorna, taie tot ce nu răspunde la întrebările „ce, când, cine, ce fac”, apoi cere unui coleg să o citească. Pentru alte repere de redactare a comunicării în firmă, revino la comunicatebusiness.ro și vezi mai multe resurse pentru comunicarea în firmă.
