Un bilanț contabil reunește, pentru o societate, tot ce interesează terții la sfârșitul unui an: valoarea activelor, nivelul datoriilor, volumul vânzărilor și cheltuielile suportate. Pentru întocmirea și depunerea lui răspunde administratorul, iar firma de contabilitate REALCONT, activă din 2004, le poate prelua fie în cadrul unui contract lunar, fie ca serviciu separat. ANAF, băncile, partenerii comerciali și investitorii potențiali își formează o părere pornind de la aceste cifre. Materialul de față explică ce cuprind situațiile financiare anuale, cum se calculează termenele și ce riscuri apar la întârziere.
Bilanț contabil: componentele și entitățile obligate să îl depună
Denumirea corectă este cea de situații financiare anuale. Ele înseamnă mai mult decât bilanțul propriu-zis: la acesta se adaugă contul de profit și pierdere, precum și notele explicative, iar entitățile de dimensiuni mai mari prezintă în plus și alte componente. Obligația vizează toate societățile, chiar și pe cele fără activitate, care depun în acest caz o declarație de inactivitate. Organizațiile nonprofit, adică asociațiile și fundațiile, raportează și ele, cu un termen mai scurt, iar persoanele fizice autorizate sunt scutite, fiindcă țin evidența în partidă simplă.
Documentele poartă două semnături: a administratorului și a celui care le-a elaborat, fie contabil salariat, fie firmă de contabilitate. Prin semnătură, ambii răspund pentru realitatea cifrelor raportate, motiv pentru care verificarea lor înainte de transmitere nu poate fi tratată ca o formalitate. În practica REALCONT, bilanțul este discutat cu administratorul înainte de depunere, astfel încât fiecare cifră importantă să poată fi explicată.
Serviciul de bilanț și situații financiare, în practică
Prin serviciul de bilanț și situații financiare, REALCONT întocmește situațiile anuale, raportările semestriale la 30 iunie, pentru firmele care au această obligație, și notele explicative cerute de lege. Pentru clienții cu contabilitate lunară, bilanțul intră în pachet; firmele care au deja contabil îl pot contracta separat, caz în care se lucrează pe balanța existentă, iar eventualele necorelări sunt semnalate înainte de depunere.
Procesul se desfășoară în patru pași:
- analiza situației, prin verificarea balanței și a documentelor disponibile;
- întocmirea situațiilor financiare, cu corelarea cifrelor față de declarațiile depuse anterior;
- trecerea în revistă a cifrelor finale împreună cu administratorul, pentru a lămuri orice neclaritate înainte de transmitere;
- depunerea pe cale electronică, în termen, urmată de transmiterea recipisei și a dovezii de depunere.
Bilanțurile restante formează un capitol aparte. Firmelor rămase în urmă cu raportările, REALCONT le propune reconstituirea evidenței din documentele existente, întocmirea situațiilor pentru anii nedepuși și readucerea societății în regulă. Nedepunerea atrage amenzi, iar în situații extreme poate duce la dizolvarea firmei la solicitarea ONRC.
Termene de depunere și modul de calcul
Societățile comerciale beneficiază de 150 de zile după încheierea anului financiar, deci, de regulă, de un termen care se situează la sfârșitul lunii mai a anului următor, în timp ce organizațiile nonprofit au la dispoziție doar 120 de zile. Ghidul despre termenele de depunere a bilanțului dă un exemplu pentru exercițiul 2025: termenul de 150 de zile expiră, în calculul de acolo, la 31 mai 2026, o duminică, iar cum ziua următoare, 1 iunie, este sărbătoare legală, scadența practică a devenit marți, 2 iunie 2026. Pentru organizațiile nonprofit, data corespunzătoare a fost 30 aprilie 2026.
Transmiterea se face electronic, pe baza modelelor de formulare puse la dispoziție de Ministerul Finanțelor, cu semnătură electronică. Recipisa generată după transmitere nu este suficientă: obligația se consideră îndeplinită abia după mesajul de validare fără erori, fiindcă o raportare respinsă pentru greșeli de completare nu este privită ca depusă. Cifrele din bilanț trebuie să corespundă, în prealabil, balanței de verificare de la 31 decembrie și declarațiilor fiscale depuse pe parcursul anului.
Amenzile pe trepte și inactivarea fiscală
Întârzierea este sancționată gradual, iar treptele, calculate în zile lucrătoare, arată astfel potrivit ghidului:
- de la 1 la 15 zile de întârziere, amenda se situează între 300 și 1.000 de lei;
- de la 16 la 30 de zile, între 1.000 și 3.000 de lei;
- peste 30 de zile, între 1.500 și 4.500 de lei;
- în caz de nedepunere, între 2.000 și 5.000 de lei.
Amenda nu anulează obligația, așa că bilanțul trebuie depus oricum. Pe lângă amenzi a apărut un risc nou: potrivit Legii 239/2025, începând cu 2026 ANAF poate declara inactivă fiscal firma ale cărei situații financiare lipsesc la cinci luni după termenul legal. Efectele se înlănțuie: codul de TVA este anulat, partenerii întâmpină greutăți la deducerea facturilor primite, iar băncile și furnizorii o tratează ca pe un partener riscant. Reactivarea rămâne posibilă, dar cere timp și documente.
Pregătirea bilanțului: verificări înainte de depunere
Un bilanț corect se construiește din timp, nu în ultima săptămână dinaintea termenului. Înainte de transmitere merită bifate mai multe puncte:
- inventarierea patrimoniului este încheiată, iar rezultatele figurează în contabilitate;
- documentele anului, inclusiv facturile și extrasele bancare, au fost predate contabilului și înregistrate;
- balanța de verificare de la 31 decembrie este închisă și concordă cu declarațiile fiscale;
- asociații au aprobat situațiile financiare și destinația profitului printr-o hotărâre a adunării generale;
- actele sunt semnate, iar confirmarea de validare nu arată erori.
Din practica REALCONT, cu sute de clienți, aceleași probleme reapar de la un an la altul: actele ajung la contabil abia în mai, hotărârea adunării generale lipsește, balanța nu concordă cu declarațiile, iar inventarierea este privită ca o formalitate de hârtie. Luate pe rând, ele nu par grave; adunate la un loc, fac din finalul de an o luptă cu timpul.
Situațiile financiare sunt analizate și de bănci, la solicitarea unui credit sau la participarea la o licitație. Structura datoriilor și profitabilitatea contează în aceste evaluări, iar serviciul REALCONT include și interpretarea rezultatelor: un rezumat despre ce arată bilanțul în privința firmei și ce poate fi îmbunătățit în anul următor.
Așadar, un bilanț contabil depus corect și în termen depinde de o evidență ținută la zi lună de lună, de o balanță verificată din timp și de un calendar respectat fără improvizații. Societățile care vor să delege această obligație pot alege la REALCONT atât varianta integrată în contabilitatea lunară, cât și întocmirea separată, complet online, pentru firme din toată țara.
